Aktuelles

Bei den letzten Workshops der Führungskräfte wurde intensiv auf die Entwicklung eines Modells einer Organisationsstruktur mit einer agilen teamorientierten Führung hin gearbeitet. Diese Ergebnisse möchte die neue Arbeitsgemeinschaft AG Organisationsmodell verdichten und entwickelt daraus Vorschläge für ein Organisationsmodell. Unter anderem spielt dabei auch eine große Rolle, wie mit neuen Ideen, Bedarfen und Innovationen umgegangen wird, damit diese nicht untergehen, aber auch in der Organisation passend genutzt werden können.

 Zu der AG gehören folgende Mitglieder:

• Heiner Emschermann
• Irmgard Handt
• Frank Keilig
• Runa Knüfer
• Michael Kreuzfelder
• Stephan Lensing
• Eva Propadalo
• Tobias Sprafke

Welche Prozesse sind wichtig, damit eine agile teamorientierte Führung gelingen kann? Welche agilen Strukturen und Organisationselemente braucht es dazu.? Wie und wo werden Entscheidungen getroffen? Mit diesen Fragen beschäftigten sich die Führungskräfte des der Caritas Oberhausen im Workshop am 1. Juli 2021 im Innovationszentrum Gladbeck. Ziel des zweiten Führungskräfte-Workshops war es, anhand eines konkreten Praxisfalls einen Modellentwurf für eine Organisationsstruktur einer agilen teamorientierten Führung zu entwickeln. Die oben aufgeführten Impulsfragen sollten dabei Orientierung bieten.

In gemischten Kleingruppen von 5-6 Personen haben sich die Führungskräfte der Aufgabe mithilfe einer hypothetischen Fallarbeit gestellt: "Die Jungen Wilden", die "Systemsprenger". Grundlage des Fallbeispiels war die Annahme, dass es noch keine Leistungen und Angebote bei der Caritas für diese Zielgruppe gibt und die Mitarbeitenden die Entwicklungsarbeit ganz klar als ihren Auftrag wahrnehmen, obwohl ihnen niemand diesen Auftrag erteilt hat. Der Wunsch ein passendes Angebot zu schaffen, liegt bei dieser Annahme ganz allein in der Mitarbeiterschaft.

Bei dieser Fallarbeit ging es nicht darum, ein inhaltliches Konzept für "Systemsprenger" auf die Beine zu stellen, sondern anhand dieses Beispiels die Parameter einer agilen teamorientierten Führung (Strukturelemente und Organisation, Kommunikationskultur und -abläufe, Rollen und Verantwortungen, Prozesse…) herauszuarbeiten.

Interessanterweise hatten die meisten Mitarbeiter ganz ähnliche Vorstellungen und Ideen für einen möglichen Modellentwurf. Allen Mitarbeitenden war es wichtig, dass Ideen nicht im Sande verlaufen und bei einer Art Verbandsentwickler, Ideenbündeler oder auch Innovationsbeauftragten gebündelt werden sollten, welcher die Bedarfe im Gesamtverband ermittelt und einer Art selbstgesteuerte Arbeitsgruppe etabliert. Unterschiedlichste Ideen gab es in der Zuordnung der Entscheidungsbefugnis hinsichtlich eines neuen Projektes im Verband. Denn im Rahmen einer agilen Führung ist es schon lange nicht mehr der Vorgesetzte allein, welcher die Entscheidung trifft. Entscheidungen sollen dort getroffen werden, wo sie anfallen. Genau hier soll angesetzt und im nächsten Schritt konkretisiert werden.

Die Steuerungsgruppe trifft sich einmal pro Monat um die Entwicklung des OE-Prozesses zu reflektieren und entsprechende Maßnahmen abzuleiten, zu planen und umzusetzen, sowie die Ergebnisse zu sichern. Der Prozess lebt von Beteiligung und diese setzt Information voraus. Wie schaffen wir es, alle Mitarbeitenden zu erreichen? Um diese Frage zu beantworten, hat die Steuerungsgruppe zunächst konkrete Ideen gesammelt und diese dann priorisiert. Der Fokus soll dabei auf die Implementierung des Prozesses in vorhandene Kommunikationsstrukturen des Verbandes wie Teamsitzungen, Regelkommunikation, Verbandskonferenz  gelegt werden. Der Prozess soll als fest verankerter Tagesordnungspunkt seinen Platz finden. Außerdem hat die Steuerungsgruppe den zweiten Workshop im Kontext Führungskultur und Struktur vorbereitet. Um ein gemeinsames Verständnis von einer agilen, teamorientierten Führung entwickeln zu können, werden die Führungskräfte ein von der Steuerungsgruppe entwickeltes Fallbeispiel bearbeiten, welches inhaltlich auf den Verband zugeschnitten ist.

Zum Schluss hat sich die Steuerungsgruppe dem Thema Resonanzgruppen gewidmet. Es sollen ca. 30 Mitarbeitende, die bisher noch keine direkten Berührungspunkte  mit dem OE-Prozess hatten, gemeinsam mit dem Beratersystem in einer halbtägigen Veranstaltung die Wirkung des Prozesses auf die Mitarbeiterschaft reflektieren. Was kommt bei den Mitarbeitenden an? Sind die Ergebnisse nachvollziehbar? Können sich die Mitarbeitenden mit den Inhalten identifizieren? All diese Fragen werden in der Resonanzgruppe bearbeitet.

Agil führen - wie soll das gehen? Austausch beim Führungsworkshop am 2. Juni.

Welche Führungsstrukturen brauchen wir um den internen und externen Herausforderrungengerecht zu werden? Mit dieser Leitfrage beschäftigten sich die Führungskräfte der Caritas Oberhausen in einem Workshop am 2. Juni 2021 und erarbeiteten gemeinsam erste Ideen für sinnstif neue Formen und Strukturen der Führung und Zusammenarbeit. Eine gute Führung prägt wesentlich das Klima und den Arbeitsstil einer Organisation. Bei der Systemdiagnose und in den Interviews wurde der Wunsch nach klaren Entscheidungsbefugnissen und Verantwortlichkeiten sehr deutlich. Dies lässt sich aber nur verwirklichen, wenn die Führungskräfte nach einem einheitlichen Selbstverständnis handeln.

Zentraler Ankerpunkt des Workshops war der Modellvorschlag der teamorientierten und agilen Führung. Faktoren wie Digitalisierung und Vernetzung sind auch bei der Caritas Oberhausen von immer größerer Bedeutung, die Veränderungen erfolgen in immer schnellerem Tempo. Sich diesen Situationen schnell anpassen zu können - das macht Agilität aus. Durch flache Hierarchien und veränderte Entscheidungskompetenzen möchten wir dabei erreichen, dass schnell reagiert werden kann, anstatt langwierige Entscheidungsprozesse durchlaufen zu müssen. Entscheidungen sollen da getroffen werden, wo sie anfallen. Denn schon lange ist es nicht mehr alleine der "Chef", der die höchste Kompetenz bezüglich anstehender Aufgaben und Herausforderungen besitzt, sondern die Mitarbeitenden an der Basis. Agile Führung setzt daher gegenseitiges Vertrauen voraus. Führungskräfte geben eine grobe Richtung vor, aber besonders wichtig ist ein regelmäßiger Austausch zwischen Team und Führungskraft, um notwendige Anpassungen zu thematisieren.

Futur Perfekt: Das Ideal einer agilen Führung im Team

Team-Arbeit: Wie soll eine ideale agile Führung und Zusammenarbeit gestaltet sein?

Wie lässt sich das Ziel einer agilen, teamorientierten Führung für die Caritas Oberhausen umsetzen? Was sind die Erfolgskriterien, wie kann das gelingen? Um hierfür erste Ideen zu sammeln haben Vorstand, Abteilungsleitungen, Einrichtungsleitungen, Teamleitungen und Koordinatoren im Workshop für einen fiktiven Dokumentarfilm Storyboards erstellt, die das "Futur Perfekt" - das Idealbild einer Caritas mit erfolgreichem agilen Führungsteam zeigt. Die Teams haben mit Skizzen und Notizen/Sprechblasen die besten Eigenschaften und Schlüsselsituationen des Alltags dargestellt, die ihrer Meinung nach für dieses Ziel notwendig sind. In einem Punkt waren sich alle Filmteams einig: Zuallererst müssen Einrichtungen und Dienste besser vernetzt werden und die Angebote allen bekannt gemacht werden. Dann können sich themenbezogene Fachteams bilden, die sich gemeinsam den Themen und Herausforderungen der Wohlfahrtspflege widmen.

Alle Ergebnisse werden nun von einer kleinen Gruppe gebündelt und für die Weiterarbeit im Folgeworkshop Anfang Juli als Anknüpfungspunkt bereitgestellt.

Per Videokonferenz konnten die Teilnehmenden mit der Arbeit in den drei Laboren starten.

Alle Mitarbeitenden waren aufgerufen, sich für eines der drei Labore anzumelden - bis zu acht Teilnehmende können in einem Labor diesen Raum zum "Experimentieren" in der Organisationsentwicklung nutzen:

1. Internes Marketing
   Ziel des Labors ist es, die verbands- und einrichtungsübergreifende Zusammenarbeit und das "Wir-Gefühl" zu verbessern. Ein Ziel ist dabei, zunächst das notwendige Wissen über die Dienste (auch zentrale), Angebote und Kompetenzen des Verbandes bei allen Kolleginnen und Kollegen zu schaffen. Wir wollen bis zum 31.05.2022 dafür neue Wege finden und gehen. Innerhalb dieses Jahres sollen dadurch mindestens zwei neue Kooperationen von Diensten aus unterschiedlichen Einrichtungen entstehen.
2. Qualität & Standards
   Ziel: Wir haben zum 31.05.2022 anhand eines konkreten praktischen Beispiels ausprobiert, wie Qualitäts-Prozesse entwickelt und umgesetzt werden können. Ziel ist es, Abläufe praxisnah, effizient, nachvollziehbar und mit einer möglichst großen Akzeptanz der Beteiligten zu gestalten und im Alltag zu implementieren.
3. Sozialraumorientierung
   Ziel: Wir haben zum 31.05.2022 anhand eines konkreten praktischen Beispiels ("learning by doing") Prinzipien entwickelt und ausprobiert, wie wir sozialraumorientiert arbeiten, um Vernetzung intern und extern so zu gestalten, dass wir zukunftsfähig handeln.

In der Einführung durch die externen Berater wurde die Kultur der Zusammenarbeit besprochen und nutzbare Werkzeuge des Projektmanagements.

Bei einem Kick-off der Labore am 30. April trafen sich die neuen Labormitglieder mit der Steuerungsgruppe und den externen Beratern per Videokonferenz. Es ging darum zunächst die Basis der Arbeit auszuloten, eine Kultur der Zusammenarbeit festzulegen und sich Stück für Stück dem Kern des Auftrags der Labore anzunähern. Die eigentlichen Labore klinkten sich als Kleingruppen immer wieder aus der gemeinsamen Videokonferenz aus, um diese Themen zu besprechen,  jeweils begleitet von Paten aus der Steuerungsgruppe.

Projektmanagement: Scrum

Die externen Berater stellten als Arbeitsgrundlage ein agiles Projektmanagement vor: Mit Scrum können in Sprints immer wieder kleine Aufgaben-Bestandteile des großen Projektes gemeinsam besprochen, bearbeitet und auf den Prüfstand gestellt werden. Eine erste Auseinandersetzung mit dem "Warum?" (Zielsetzung) und ansatzweise mit dem "Was?" (was soll erreicht werden - welche konkreten Ideen gibt es für Experimente des Labors) erfolgten in den Kleingruppen.

Nächste Schritte in den Laboren

In den Laboren soll dieses WAS? und das WER? (Erarbeitung Teamkompetenzen, Scrum-Rollen) nun weiter bearbeitet und mit Leben gefüllt werden. Es soll eine Aufgabenliste für das jeweilig Labor erstellt und der 1. Sprint (Aufgaben, Ziele, Verantwortungen) geklärt werden. Die Labor-Teams haben hierfür bereits jeweils eigene Meeting-Termine per Videokonferenz festgelegt. Die Paten werden auch bei diesem Treffen noch unterstützen.

 Am 26. Februar 2021 fand von 10 bis 12 Uhr die erste Sprechstunde der Steuerungsgruppe per Zoom oder Telefon statt. Als erster Ansprechpartner hatte Michael Kreuzfelder für Fragen, Ideen und Kritik ein offenes Ohr. Dieses Mal haben sich zwei Mitarbeitende gemeldet. Für die nächsten Sprechstunden hofft die Steuerungsgruppe auf noch mehr Resonanz.

 Wir informieren rechtzeitig über den nächsten Termin und die Möglichkeiten zur Einwahl.

In mehreren Videkonferenzen zu gestaffelten Zeiten tauschten sich Teilnehmer*innen der Resonanzschleife über die Ergebnisse der Systemdiagnose mit den drei externen Berater*innen aus.

Am 11. Dezember 2020 konnten sich in insgesamt zwölf Gruppen rund 74 Mitarbeiter*innen der Caritas über die Ergebnisse der Systemdiagnose per Videokonferenz austauschen. Zuvor hatten alle Teilnehmer*innen die Ergebnisse der Mitarbeiter*innen-Interviews in einer knapp dreistündige Video-Präsentation angeschaut, in der die externen Berater Thomas Kellermann und Petra Nöding mittels Grafiken das Meinungsbild analysiert haben.

In den Interviews für die Systemdiagnose konnten die Mitarbeiter*innen auch angeben, welches Tier für den Caritasverband Oberhausen stehen könnte.

In den Videokonferenz-Gruppen gab es eine Rückspiegelung der Teilnehmer*innen zu dieser Präsentation/Auswertung. Es wurde ein Stimmungsbild erstellt, was positiv aufgefallen ist, aber auch was irritiert hat, welche Fragen sich ergeben haben. In den Gruppen wurde auch abgefragt, welches Thema im Prozess jetzt Vorrang hat. Das Berater-Team stellte Handlungsempfehlungen vor und stellte diese auch zur Diskussion.

Mittlerweile liegt das Ergebnis der Interviews vor, die mehr als 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegeben haben. Vorstand und Steuerungsgruppe kennen diese Ergebnisse bereits, den Teilnehmer/-innen werden Sie jetzt per Video vorgestellt. Am 11. Dezember gibt es dann per gestaffelter Video-Konferenz einen Austausch über die Ergebnisse. Danach wird sich die Steuerungsgruppe wieder bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern melden.

Weil der Begriff "Organisationsentwicklungsprozess" sperrig ist, sollte der Prozess einen eigenen Namen bekommen. Die Kommunikationsgruppe bestehend aus Jasmin Keilwerth, Michael Kreuzfelder und Susanne Möltgen hatte aus den vielen bunten Vorschlägen vom Kick-off-Tag drei Ideen heraus gearbeitet. Diese drei Vorschläge konnten alle Caritas-Mitarbeitenden über die Online-Abstimmung mentimeter bis zum 2. Oktober in ein Ranking bringen.

 Die meiste Zustimmung erhielt der Vorschlag

Besser gemeinsam

Am 16. Juli 2020 konnte mit einer Kick-off-Veranstaltung in der Mülheimer Wolfsburg der Organisations-Entwicklungsprozess des Caritasverbandes Oberhausen der breiteren Mitarbeiterschaft vorgestellt werden. Das Beraterteam (Thomas Kellermann, Petra Nöding und Christian Hell) hat in zwei Etappen - vormittags und nachmittags - das Konzept und die Grundlagen des Prozesses vorgestellt. Unter Corona-Bedingungen kamen die Teilnehmenden in je drei Gruppen pro Etappe zusammen, um den nötigen Sicherheitsabstand einhalten zu können. Via Videokonferenz konnte aber gemeinschaftlich der Prozess vorgestellt und diskutiert werden.

Bei dem Kick-off stand die Information zum Prozess, zu seiner Entstehung und Zielsetzung im Fokus. Die Teilnehmenden sollten die Inhalte und den Ablauf des Prozesses kennenlernen, verstehen welchen Beitrag sie beisteuern können und ein erstes Verständnis für das prozesshaftes Arbeiten erhalten. "Wir wollten mit dieser Veranstaltung allen Beteiligten Lust auf den Prozess, auf einen neuen Weg machen, den es gilt gemeinsam zu beschreiten. Und das ist auch ganz gut gelungen", so Detlef Nitsch, Vorstand Finanzen und Personal.

Kern-Ziel des Prozesses selbst ist es, die strategischen Ziele und Führungsleitlinien im gesamten Verband bekannt zu machen, zu verankern, umzusetzen und mit Leben zu füllen. Dabei ist die Steuerungsgruppe auf Ideen und Impulse aller Mitarbeitenden angewiesen.

Beim Kick-off wurde auch der neue Kartenfächer verteilt, der die Ziele des Caritasverbandes Oberhausen in gebündelter kurzer Form wieder gibt und zukünftig an alle Mitarbeiter gehen soll. "Wir freuen uns sehr, dass wir unsere Ziele in dieser besonderen Form unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern so an die Hand geben können", erklärte Vorstandssprecher Michael Kreuzfelder. "So können wir alle unsere Ziele buchstäblich jederzeit vor Augen haben und uns gemeinsam auf den Weg machen, sie zu erreichen."

Den Abschluss des Kick-off-Treffens machte ein Austausch über Ideen zur Namensfindung für den OE-Prozess, der mittels Smartphone-Abstimmung über Mentimeter eine Wortwolke mit möglichen Namen zusammenstellte. Alle Informationen von der Kick-off-Veranstaltung können Sie auch in der Präsentation einsehen. Eine Zusammenfassung der Informationen zur Kick-off-Veranstaltung erhalten Sie in der caritas.intern 20/2020.